Antes de usarla: lo que Excel no te da
Llevar el registro en Excel es legal, pero un archivo se puede modificar a posteriori sin dejar rastro. Ante una inspección o una reclamación de horas extra, un registro que cualquiera pudo editar tiene poco peso probatorio. Si tienes más de dos o tres empleados, te va a durar poco: la plantilla es un buen punto de partida, no un destino.
Plantilla de Excel vs. aplicación de fichaje
| Criterio | Plantilla Excel | Fichaya |
|---|---|---|
| Coste | Gratis | Gratis en acceso anticipado |
| Tiempo de puesta en marcha | Inmediato | Unos minutos |
| Registro diario por empleado | Manual, hay que perseguirlo | Lo ficha cada persona desde su móvil |
| Valor probatorio | Débil: modificable sin rastro | Registros inmutables con IP y hora |
| Trazabilidad de correcciones | Ninguna | Log de auditoría con motivo obligatorio |
| Horas por centro o proyecto | A mano, con fórmulas propias | Automático, con informes |
| Conservación 4 años | Depende de tus copias de seguridad | En base de datos, alojada en la UE |
¿Ya tienes meses de horas en Excel? Puedes importarlos sin volver a teclearlos.
Todo lo que incluye
Un día por fila, el mes completo
La plantilla trae las fechas del mes y el día de la semana ya escritos, con los fines de semana sombreados. Solo tienes que rellenar entrada y salida.
Fórmulas de horas ya puestas
La columna de horas calcula automáticamente la diferencia entre entrada y salida, descontando la pausa en minutos. Abajo tienes el total del mes.
Campos de empresa y trabajador
Incluye los datos que la Inspección espera ver identificados: empresa, CIF, trabajador, NIF, centro de trabajo y convenio aplicable.
Espacio de firma
Con hueco para la firma de la empresa y de la persona trabajadora, que es lo que da valor probatorio a un registro en papel.
Columna de centro o proyecto
Si tu equipo rota entre centros, obras o clientes, puedes anotar en cada jornada dónde se trabajó para repartir las horas después.
Sin registro y sin coste
Descarga directa en formato .xlsx. Funciona en Excel, LibreOffice, Numbers y Google Sheets. No pedimos email a cambio.
Preguntas frecuentes
¿Es legal llevar el control horario en una plantilla de Excel?
Sí. La normativa no impone ningún medio concreto: el art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, en la redacción del Real Decreto-ley 8/2019, solo exige que el registro sea diario, que incluya el horario concreto de inicio y fin de jornada de cada persona, que se conserve 4 años y que esté a disposición de los trabajadores, sus representantes y la Inspección de Trabajo. Un Excel cumple eso si se rellena a diario y de forma fiable.
Entonces, ¿cuál es el problema de usar Excel?
Que es modificable sin dejar rastro. Cualquiera con acceso al archivo puede cambiar una hora de hace tres meses y nada lo delata, así que su valor probatorio ante una inspección o un juicio por horas extra es débil. A eso se suma lo práctico: rellenarlo a diario por cada empleado, consolidar varios archivos y no perder versiones es un trabajo manual que se abandona a las pocas semanas.
¿Qué datos tiene que contener el registro de jornada?
Como mínimo, la identificación de la empresa y de la persona trabajadora, y la hora concreta de inicio y de finalización de la jornada de cada día trabajado. No basta con registrar el total de horas ni con dar por supuesto el horario del contrato. Las pausas no son obligatorias de registrar salvo que el convenio o el acuerdo de empresa lo exijan, aunque anotarlas ayuda a justificar la jornada efectiva.
¿Cuánto tiempo hay que guardar los registros horarios?
Cuatro años. Durante ese periodo la empresa debe poder mostrarlos a la Inspección de Trabajo, a la persona trabajadora y a su representación legal. Si el registro está en un Excel en el portátil de alguien, conviene asegurarse de que existe copia de seguridad: la pérdida del archivo no exime de la obligación.
¿Qué multa hay por no llevar el registro de jornada?
No registrar la jornada es una infracción grave en materia de relaciones laborales según la LISOS, con sanciones que pueden llegar hasta 7.500 € y que se aplican por centro de trabajo, no por empresa. Llevar un registro incompleto o manifestamente falseado se sanciona igual que no llevarlo.
¿Cómo paso de la plantilla de Excel a una aplicación?
En Fichaya puedes importar las horas que ya tengas en Excel: descargas una plantilla con tus empleados y los días del mes, la rellenas o pegas tus datos, y la subes. Antes de guardar nada se valida fila a fila y te avisa de errores como solapes, fechas imposibles o empleados que no existen. A partir de ahí el fichaje ya es digital, con registros inmutables y log de auditoría de cada corrección.